Le procès-verbal : un document essentiel

Etablissement du procès

C'est le secrétaire du comité d'entreprise, et lui seul, qui est chargé d'établir le procès-verbal. En son absence, et à défaut de désignation d'un secrétaire de séance, un procès-verbal établi par l'employeur ne saurait être tenu pour valable, même s'il a été émargé par certains membres du comité d'entreprise. (TGI Dieppe, 9 déc. 1959).

Si, conformément à la jurisprudence, les membres du comité y compris l'employeur ne sauraient établir un procès-verbal en se substituant au secrétaire du comité, il ne leur est pas interdit de faire connaître aux salariés leur position exprimée au cours des réunions.

Le secrétaire est seul habilité à signer le procès-verbal, sauf dispositions contraires du règlement intérieur pouvant prévoir la co-signature de l'employeur. Ainsi, le secrétaire établit et signe le procès-verbal à l'issue de la réunion ou dans les jours qui suivent, et en transmet une copie à l'employeur et à tous les membres titulaires et suppléants, ainsi qu'aux représentants syndicaux, aussi rapidement que possible. Puis, dès l'ouverture de la réunion suivante, les membres du comité approuvent le procès-verbal de la séance précédente ou au contraire demandent les rectifications nécessaires. 

Diffusion

Le procès-verbal après avoir été adopté peut être affiché ou diffusé dans l'entreprise par le secrétaire du comité, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du comité ou par un accord d'entreprise.
Dès lors que le procès-verbal a été adopté à la majorité des membres du comité d'entreprise, il peut être affiché pour information à l'ensemble du personnel, sous réserve qu'il existe un règlement intérieur du comité d'entreprise comportant une clause relative à la diffusion du procès-verbal.

Si le procès-verbal contient des informations données comme confidentielles par l'employeur, celles-ci ne doivent pas être divulguées : on affichera donc un procès-verbal « expurgé » de ces informations. Le procès-verbal intégral pourra en revanche être transmis à l'inspecteur ou au directeur départemental du travail, ceux-ci étant tenus au secret professionnel.

La rédaction du procès-verbal peut être confié à un prestataire externe si les deux parties l'agréent.

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