Getting Things Done

La productivité sans stress

David Allen prend soin d'emblée de préciser que la méthode GTD n'est pas du "managing time" (gestion du temps), mais "managing action for results" (s'organiser pour réussir). GTD est une démarche d'organisation personnelle applicable par chacun à l'ensemble de ses activités, tant professionnelles que privées. Pratiquer la méthode amène à identifier avec sûreté ses priorités à tout moment, et à mieux se mettre en position d'actionner immédiatement la priorité choisie.

L'auteur montre que pour bien choisir sa priorité et s'y consacrer pleinement, il faut pouvoir s'appuyer en permanence sur un système que l'on sait fiable. Au moment de choisir ce à quoi se consacrer maintenant, ce système doit présenter toutes les actions immédiatement exécutables là où l'on se trouve, qui feront progresser vers un des objectifs attendus, ou réaliser un des engagements établis. Ainsi :
- On choisit à chaque fois en pleine connaissance de cause ce que l'on fait,
- On ne porte son attention que sur ce qui est actionnable maintenant,
- On est tranquille sur ce que l'on ne fait pas : soit que l'on ait délibérément choisi de ne pas y donner la priorité, soit ce n'était tout simplement pas faisable maintenant.

Toute l'attention, la créativité et l'énergie étant mobilisées sur la seule action qu'on a délibérément choisi de faire, on approche mieux que jamais l'état de productivité sans stress annoncé.

Un processus structuré

David Allen reprend dans GTD un certain nombre d'idées connues en matière de gestion du temps, mais il les systématise dans un processus structuré, discipline nécessaire selon lui, et gage d'efficacité :

- Recensement : noter immédiatement tout sujet qui retient l'attention - évènement, objet, document, idée - et qui pourrait potentiellement requérir une action ultérieure.

- Traitement : formuler pour tout sujet envisagé le résultat concret à produire. Dès qu'il y a plusieurs choses à faire pour parvenir à ce résultat concret, formuler la première action concrète par laquelle l'enclencher (notée sur la liste du contexte opératoire correspondant), les actions suivantes s'inscrivant dans un projet.

- Organisation : mise en place sans attendre des rappels pour les actions qui ne peuvent être exécutées immédiatement : soit dans un agenda (temps bloqué), soit dans une liste au contexte appropriée ("A la maison", "Téléphone", "Achats"...), soit dans une liste "en attente" si une action est confiée à un tiers, soit placés dans un échéancier (notamment quand il y a des documents ou justificatifs), classement des données de référence.

- Revue : réexaminer très fréquemment - et passer au peigne fin au moins une fois par semaine dans la « revue hebdomadaire » - toutes les tâches et les projets en cours et nouveaux.

- Action : ...de telle sorte que l'on puisse toujours se fier à ses listes d'actions dans le choix de ce à quoi il faut donner la priorité à un moment donné.

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